O controle do fluxo de caixa gera informação para a tomada de decisões dos gestores. Essa ferramenta administrativa mostra o estado atual das finanças e uma perspectiva para o futuro.

É possível definir o fluxo de caixa como o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro. Ao final, o saldo disponível mostra o capital de giro disponível para financiar a operação, realizar investimentos e constituir reserva.

A projeção desses dados permite antecipar momentos de dificuldade e adotar atitudes para contorná-los. Mas você sabe como realizar o fluxo de caixa com eficiência? O post a seguir vai mostrar como, por meio de 8 passos! Confira.

1. Definir um período para o controle do fluxo de caixa

Para começar, vamos definir a amplitude do controle, estabelecendo um período para a administração financeira. Essa decisão implica no tamanho da previsão que o fluxo de caixa vai fornecer. É importante considerar também que a realidade das previsões diminui à medida que o tempo aumenta.

Se você não tem ideia de como fazer isso, pode começar com 12 meses. Assim, você vai ter uma noção da saúde financeira atual e uma projeção de curto prazo, observando quanto dinheiro entrou e quanto saiu, fazendo um balanço e definindo perspectivas para o próximo ano.

As avaliações semestrais ou até mesmo mensais são possíveis, permitindo maior dinamismo no controle do fluxo de caixa. Pode ser um pouco mais trabalhoso, mas é também mais preciso atuar dessa maneira.

2. Adotar uma planilha ou sistema para facilitar o processo

Agora, é preciso adotar um método fácil para construir e gerenciar o controle no dia a dia. Isso é importante porque muitos lançamentos devem ser feitos para manter o controle atualizado constantemente, quase que em tempo real. Automatizar será sempre a melhor opção para minimizar erros.

Nesse caso, trabalhar com uma planilha eletrônica — ou com um software de gestão — pode ajudar bastante. O Sebrae disponibiliza uma planilha para controle do fluxo de caixa de graça. Os programas também podem ser encontrados na internet, com a facilidade de automatizar gráficos e relatórios para você.

Existem também alguns softwares pagos, que oferecem uma série de funcionalidades que podem ser muito úteis à empresa. Ainda que haja o investimento, pode ser interessante contar com um sistema mais completo e que facilite a atuação no controle do fluxo de caixa.

3. Registrar contas a pagar e a receber nas respectivas datas

O ponto de partida para a geração de dados no controle do fluxo de caixa é lançar o saldo inicial de todas as suas contas. Busque os dados de conta-corrente, caixa físico e investimentos financeiros.

Depois, você deve registrar todos os valores que tem a receber, como vendas a prazo, por exemplo. Faça também o lançamento das contas a pagar, como fornecedores. Esses registros devem ser feitos de acordo com a data da movimentação financeira, no intuito de dar real valor ao saldo disponível de cada período.

A disciplina nesse processo é fundamental, uma vez que qualquer descuido ou esquecimento pode causar muitos problemas a longo prazo. A organização eficiente permite que tudo seja devidamente registrado.

4. Analisar o status do seu estoque

O estoque da sua empresa constitui um dos investimentos feitos para que o negócio funcione, afinal, se a empresa trabalha com vendas de produtos é preciso tê-los em estoque, para transformá-los em lucro. Dessa forma, em algum momento houve movimentação de saída de capital para que produtos fossem adquiridos.

É importante verificar o status atual do estoque antes de tomar decisões. Por exemplo, se o estoque estiver cheio, significa que aqueles produtos vão se converter em lucro, movimentando positivamente o fluxo de caixa. Desse modo, não é necessário investir em mais produtos.

Em contrapartida, um estoque já mais vazio pode estar demandando novos investimentos. É fundamental sempre observar o fluxo de caixa e o estoque de forma paralela, já que um está ligado ao outro e pode indicar necessidades de investimentos, ou capital imobilizado, que futuramente se converterá em lucro.

5. Arquivar notas fiscais e recibos

Documentos são fundamentais no que diz respeito ao controle de tudo que está entrando ou saindo do fluxo de caixa da empresa. Especialmente quando o registro das informações é feito manualmente, sem o uso de um software, pode haver algum tipo de erro ao registrar informações importantes.

Documentos, como recibos e notas fiscais, são importantes registros, indicando exatamente quanto e em que tipo de investimento o dinheiro foi gasto, do mesmo modo que os recibos ajudam a identificar de onde vieram alguns valores específicos.

Para controlar tudo com precisão e eficiência é importante providenciar um arquivo, para que esses documentos sejam guardados com segurança, caso seja necessária a consulta posterior.

6. Analisar custos com fornecedores

Os fornecedores são parte primordial a quem possui um negócio. Eles podem oferecer matéria-prima para a produção ou o próprio produto, que será revendido por um outro preço e diretamente para o público específico. É importante registrar todo o custo com os fornecedores no fluxo de caixa.

Ao analisar esses valores, é fundamental observar como o que está sendo pago aos fornecedores está impactando as finanças e o capital de giro da empresa. É importante sempre pensar se é possível minimizar esses custos, visando maior lucro.

Caso observe possibilidades, é importante tentar renegociar preços ou até mesmo buscar novos fornecedores. O fluxo de caixa ajuda a ter controle sobre o que está sendo investido, então é fundamental usar esse recurso para ir em busca de oportunidades mais vantajosas.

7. Construir cenários e elaborar planos de ações

Com os dados em mãos, agora é possível projetar as entradas e saídas de dinheiro no futuro, observando o comportamento do saldo disponível em cada caso. Para isso, é recomendável montar três perspectivas: uma ruim, uma intermediária e outra boa.

Considere baixa nas vendas e aumento nos custos para o pior cenário. No outro extremo, faça previsão de aumento de faturamento e otimização de custos. Entre esses, construa um cenário mais harmonioso e estável.

Para dar dinamismo ao negócio, estabeleça planos de ações para cada cenário, descrevendo o que fazer para contornar ou incrementar cada situação empresarial.

8. Adotar o controle do fluxo de caixa na tomada de decisão

A ferramenta de fluxo de caixa é importante para determinar o saldo disponível em dinheiro para a operação do negócio. Mas essa ferramenta só tem real utilidade se for usada pelos gestores para tomar melhores decisões.

Assim, o controle serve para mostrar se haverá dinheiro disponível para determinada ação que se pretende adotar envolvendo as finanças corporativas. Você pode entender se haverá a quantia necessária para pagar fornecedores, planejar o investimento financeiro para expansão de fábricas ou decidir o melhor momento para criar uma loja, entre diversos outros casos.

Tomar decisões com embasamento em números é mais seguro, e isso é possível graças ao controle do fluxo de caixa. Assim, os gestores têm mais segurança na condução do negócio.

Uma empresa precisa estar sempre ciente de como anda seu capital de giro, e isso é possível com um controle do fluxo de caixa feito de forma eficiente e constante.

Agora que você já sabe tudo sobre esse assunto, veja como um software de gestão pode trazer mais lucro ao seu negócio.