Contratar um software de gestão deixou de ser um diferencial para se tornar uma obrigatoriedade. Cada vez mais a troca de dados entre empresas, empresas e instituições financeiras e entre empresas e órgãos fiscalizadores têm sido intensificadas.

Com isso, é fundamental que todas as empresas, incluindo as pequenas e médias, tenham um software de gestão que auxilie na administração do negócio.

Neste post, listaremos 6 dicas fundamentais para contratar um software de gestão. Ficou interessado? Confira!

1. Faça o mapeamento de seu negócio

Ao mapear seu negócio, avalie quais funcionalidades o software de gestão deve ter, abaixo alguns exemplos:

  1. Cadastro de Produto, faz cadastramento automático por XML, atende as particularidades como controle por marcas, cores, tamanhos, grupos e Subgrupos.
  2. Cadastro de Pessoas atende as necessidades de sua empresa e as regras como por exemplo limite de credito de forma ágil.
  3. Vendas, este processo é simples e ágil, através dele você consegue extrair quais os melhores Clientes, ou qual a última compra, tem controle de comissões.
  4. Caixa, o fechamento de caixa é descomplicado e seguro.
  5. Consignando, se sua loja trabalha com esta função, você sabe qual o % que seus clientes têm fechado via consignando.
  6. E suporte, tem a qualidade que sua empresa precisa? É ágil e eficiente para atender sua necessidade?
  7. Estoque, tem processos e procedimento que atende suas necessidades.
  8. Veja as questões relacionadas à emissão de nota fiscal eletrônica, uma vez que ela é obrigatória.

Avalie as questões fiscais e como o sistema faz o envio dos dados. Reflita sobre a possibilidade de algumas tarefas serem feitas por um escritório de contabilidade, como, por exemplo, a folha de pagamento.

2. Contate fornecedores

Procure fornecedores que possam ter a solução para o seu ambiente. Fale com eles e peça referências. Ligue para os usuários do sistema e faça perguntas sobre o produto, o atendimento, a implantação de melhorias e como é feito o suporte aos usuários.

Procure informações sobre a idoneidade das empresas e como elas estão no cadastro da Secretaria da Receita Federal e Estadual. Veja também a situação nos órgãos municipais.

3. Avalie soluções disponíveis

Avalie as soluções que estão disponíveis no mercado. Faça um checklist com todas as suas demandas e sinalize aquelas que são suportadas pelo sistema.

Caso haja alguma necessidade específica do seu negócio que não esteja disponível no sistema, peça que o fornecedor orce um desenvolvimento específico. O ideal é que não haja e que o sistema contratado seja o padrão do fornecedor, mas nem sempre é possível, o fornecedor é flexível para customizações.

4. Solicite apresentação

Peça para que cada fornecedor faça uma apresentação do seu sistema. Convoque seus principais colaboradores para que participem da apresentação e faça uma lista de requisitos. Questione e registre aqueles que são atendidos.

5. Visite outros clientes

Após a apresentação, selecione duas ou três alternativas, peça o nome de alguns clientes e tente agendar uma visita para verificar o sistema em ambiente de produção.

Aprofunde, com o cliente, as perguntas sobre o atendimento às novas implementações; normalmente elas estão vinculadas a novas exigências fiscais e contábeis.

Questione sobre as interfaces com os bancos. Esta funcionalidade é muito importante para automatizar as transferências e os pagamentos bancários.

Indague sobre a segurança do sistema, não apenas no momento no login, mas também no que se refere ao registro das operações que serão realizadas pelos usuários.

6. Tome a sua decisão

Após todos estes pontos serem avaliados, você já pode tomar a sua decisão; restam apenas as questões comerciais. Peça para avaliar o contrato de fornecimento do produto e chame um advogado para auxiliar você. As cláusulas de responsabilidades e penalizações devem fazer parte do conteúdo do contrato.

Discuta a forma de pagamento e o valor da manutenção mensal do Software. Algumas empresas fornecem o sistema e mais o serviço de suporte ,opte por empresas que seja possível prever o valor mensal software+suporte de forma a não ter restrição de atendimento.

Caso você não esteja seguro sobre a condução desta avaliação, contrate um profissional experiente em implantação de sistemas para assessorá-lo. Há vários no mercado. Algumas empresas também fazem este tipo de consultoria.

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