Você sabe o que é padronização de processos? É uma forma de organizar os processos de trabalho da empresa que consiste em fazer com que o produto atenda às expectativas do consumidor de maneira simples e inteligente.

Esse recurso é implantado por meio de um software especializado de gestão. Quando aplicado na organização com a participação efetiva da equipe, produz resultados visivelmente positivos.

As vantagens de adotar o sistema são tão significativas que atraíram a atenção de muitas empresas que estão investindo nessa ideia para melhorar os resultados. Continue a leitura do post e saiba quais são esses benefícios. Confira!

1. Aumento da produtividade

Imagine ter controle total dos processos da empresa em um único software. Com a padronização, é possível aumentar consideravelmente a produtividade e isso acontece porque dá para ter um controle rápido e confiável do estoque, cadastro de clientes, fazer a consulta ao SPC integrada, impressão de carnês, duplicatas personalizadas, entre outros.

Além disso, é possível aperfeiçoar as técnicas de produção, o que resulta no aumento da produtividade e ajuda a prevenir uma série de problemas, fazendo com que o tempo de retrabalho seja reduzido.

2. Diminuição de erros nos processos

É fato que toda tecnologia precisa de pessoas capacitadas para operar, mas, ainda assim, o sistema automatizado contribui para a redução de erros ou falhas humanas. Afinal, os procedimentos já estão todos definidos.

Assim, fica muito mais fácil desenvolver nos colaboradores a habilidade necessária para operar o sistema de forma simplificada. Nesse sentido, também há um maior aproveitamento dos recursos humanos, o que reflete diretamente na qualidade de vida e na redução de custos como um todo.

3. Mais eficiência na gestão

Quando o processo é automatizado, é possível ter acesso a relatórios completos sobre gestão financeira, vendas, desempenho de vendedores, quantidade em estoque etc. Alguns serviços oferecem, ainda, a opção do cliente ter um painel de resultados em tempo real no celular ou tablet.

A padronização de procedimentos de rotina resulta na melhor organização de informações estratégicas da empresa, o que influencia diretamente na qualidade da eficiência dos trabalhos, bem como na tomada de futuras decisões de forma ágil e com menos riscos.

4. Maior transparência no negócio

padronização de processos da empresa faz com que todos os procedimentos fiquem mais transparentes e passíveis de conferências, sempre que for necessário.

Consequentemente, essa desburocratização representa mais segurança para o gestor no que diz respeito às suas responsabilidades diárias. Por sua vez, isso contribui para que a empresa permaneça dentro da lei com todas as suas obrigatoriedades fiscais em dia.

5. Redução de custos

A economia dos recursos financeiros é o ponto mais evidente trazido pela padronização de processos para a sua empresa. São exemplos disso: a melhoria da produtividade, a redução de erros nas operações, mais eficiência etc.

Isso porque, com os processos padronizados, todos os recursos podem ser mais bem aproveitados. Como tudo é monitorado mais rapidamente, também é possível prever ou solucionar problemas de modo mais eficiente, o que só contribui para a redução de custos.

6. Melhoria na qualidade

É claro que toda empresa quer oferecer sempre um produto ou serviço de qualidade. No entanto, isso pode esbarrar em fatores como aumento dos custos, falta de conhecimento e, principalmente, na ineficiência dos processos.

A padronização estabelece processos mais rigorosos, com os quais é possível acompanhar melhor todas as etapas produtivas. O que, ao final, gera mais qualidade sem aumentar custos ou comprometer a lucratividade.

7. Organização das informações

Tarefas, papéis, materiais, pessoas, relatórios e tudo mais que faz parte do seu dia a dia gera uma quantidade imensa de novas informações. Elas precisam ser constantemente atualizadas e organizadas, o que é fundamental para a tomada de decisões e o planejamento estratégico.

Se os processos não são devidamente padronizados, a falta de conhecimento ou entendimento parcial dessas informações pode comprometer toda a operação. Assim, pode-se tanto comprometer a eficiência quanto gerar perdas financeiras.

8. Possibilidade de aprendizado

Depois que as informações forem organizadas por meio da padronização, o gestor pode conhecer melhor todas as potencialidades da empresa. Mas não só isso. Dá para reconhecer erros, rever estratégias e os próprios processos.

Ou seja, serve de aprendizado para que as pessoas possam refazer o trabalho de maneira mais adequada ou focar no que realmente interessa. É uma forma de conseguir prestar mais atenção aos detalhes e aprender como eles podem contribuir para agregar mais valor ao produto ou serviço.

9. Maior controle das atividades

Quando ocorre uma padronização de processos, cada pessoa fica encarregada de uma ou um grupo de atividades, sendo responsável por seus resultados. Assim, fica bem mais simples controlar todas as ações dentro da empresa.

O controle não significa uma maior rigidez na fiscalização do trabalho das pessoas. Mas sim, um modo de fazer todos compreenderem o seu papel dentro da empresa e trabalhar para cumpri-lo adequadamente.

10. Engaja os colaboradores

Se quase todas as atividades da empresa são realizadas pelos colaboradores, eles também precisam se sentir motivados a cumpri-las da melhor forma. Para isso, é necessário treinamento, estabelecer metas e incentivar que todos deem e recebam feedbacks.

A padronização dos processos ajuda as pessoas a terem uma maior consciência sobre suas responsabilidades. Assim, eles se sentem mais engajados e importantes para o cumprimento da missão do negócio, com um sentimento de pertencimento.

11. Possibilidade de inovação

Uma vez que os processos funcionem melhor, pode-se alocar recursos e concentrar esforços na implantação de novas ideias. É bem mais fácil empreender e se arriscar quando tudo funciona bem, não é mesmo?

Para que isso aconteça, além da padronização, é necessário ter um bom entendimento do cenário macro da empresa. Também é importante saber onde e como investir e o melhor momento para tomar decisões.

Enfim, como você acredita que a padronização de processos pode afetar a sua empresa? Se pretende se manter no mercado, otimizar a eficiência do seu negócio e, ao mesmo tempo, reduzir custos, invista em soluções inovadoras para não ficar para trás. Pense nisso!

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