O que você leva em conta na hora de escolher um emissor de nota fiscal? Com a notícia que o aplicativo gratuito de emissão de NF-e, disponibilizado pela Secretaria da Fazenda – SEFAZ, seria descontinuado, muitos empreendedores passaram a travar uma verdadeira batalha para encontrar uma alternativa que pudesse aliar custos e benefícios.

Muitos contribuintes já utilizam uma versão paga ou sistemas próprios. No entanto, existem inúmeros emissores de nota fiscal disponibilizados gratuitamente na internet que deixam a desejar e principalmente compromete a gestão fiscal da empresa.

Para ajudar você a não cair nessas armadilhas, levantamos alguns cuidados com as ofertas gratuitas de emissores de nota fiscal. Quer saber mais? Continue a leitura!

Insegurança

Perda de arquivos decorrente de ataques cibernéticos, roubo ou mesmo defeitos em peças do computador são situações que podem ocorrer e prejudicar seriamente a transmissão da nota fiscal.

O fato é que muitos emissores gratuitos não têm suporte para assegurar que o envio de notas fiscais se dê num ambiente seguro, e tampouco evitar que pessoas mal intencionadas possam acessá-los.

Isso porque quando a empresa opta por utilizar um emissor gratuito de nota fiscal, não há qualquer tipo de contrato formal que obrigue o fornecedor do software a investir em segurança. Ou seja, as informações são expostas a uma organização que não tem qualquer obrigação relativa ao que está oferecendo.

Funcionalidades limitadas

O grande problema do emissor gratuito de nota fiscal disponibilizado pelo SEFAZ é a limitação das funcionalidades. Basicamente, o aplicativo serve apenas para enviar a NF-e, sem qualquer opção de gestão fiscal ou integração com outros departamentos.

E a mesma situação acontece com demais softwares disponibilizados gratuitamente na internet. Os serviços se limitam apenas à transmissão, cancelamento, ajuste e carta de correção. Nada mais!

Além disso, alguns emissores gratuitos limitam o volume de notas fiscais que podem ser emitidas — o que pega muita empresa de surpresa. Isso porque, algumas delas, geram um número expressivo de notas fiscais diariamente, não sendo vantagem limitar essa quantidade.

Os sistemas pagos possibilitam, além das funcionalidades básicas de emissão, uma série de outras vantagens que auxiliam na gestão fiscal e tributária da empresa, como:

  • relatórios de vendas;
  • controle de contas a receber e a pagar;
  • emissão automática de boletos baseados nas notas fiscais;
  • envio automático do arquivo XML ou DANFE para o comprador;
  • portabilidade entre sistemas operacionais e banco de dados.

Outro grande benefício dos softwares emissores pagos é a possibilidade de integrar as demais áreas da empresa, como o departamento de vendas. Assim, as informações de clientes e outros dados são automaticamente gerados na nota fiscal, sem a necessidade de digitar manualmente uma a uma.

Ineficiência de suporte

Toda empresa que realiza operações de venda de um produto ou uma prestação de serviços é obrigada a emitir nota fiscal. No caso de descumprimento, a multa pode ser bem salgada, podendo variar entre 10% e 100% sobre cada nota fiscal autuada, e 225% no caso de valor sonegado, dependendo do caso e do Estado onde a empresa atua.

Mas o que isso significa? Softwares gratuitos não disponibilizam suporte técnico. Assim, quando ocorrer algum tipo de problema ou erro de funcionamento, a empresa fornecedora não terá qualquer obrigação em disponibilizar uma solução, o que pode gerar atrasos na transmissão ou erros devido à falta de atualizações — e, consequentemente, multas e penalizações.

Não oferecem serviços de backup de dados

Aplicativos emissores gratuitos de notas fiscais não disponibilizam backup de dados, o que facilita a perda de muitas informações, caso algum problema com o próprio sistema aconteça.

Com um software pago, o backup é realizado periodicamente, e não apenas com as notas fiscais, mas com as NF-e recebidas de fornecedores e os Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-e) enviados pelas transportadoras.

O armazenamento em nuvem dos arquivos XML permite que vários usuários possam acessar as informações em diversos locais da empresa, bastando ter os dados de login, senha e acesso à internet.

Optar por um software emissor de nota fiscal pago é o melhor investimento que a empresa pode fazer para garantir segurança, portabilidade e gestão das suas informações fiscais.

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